Prosjektguide for nye nettsider

Planlegger ditt firma å lage nye nettsider i løpet av månedene som kommer? Da bør du kjøpe vår ferske prosjektguide for nye nettsider. Hensikten med guiden er å hjelpe deg i havn med et vellykket webprosjekt, uten at du faller i de (dessverre alt for vanlige) fallgruvene.

Guiden er en samling verktøy som dekker det du trenger for å skape og lansere nye nettsider. Guiden består av fire dokumenter:

1) Nye nettsider - PDF på 31 sider 

Innholdsfortegnelse:

  • Plan og mål - hvorfor mål og oppdeling          

  • Prosjektstyring - modeller                                  

  • Hovedplan - målgrupper og personas             

  • Innhold - Call to action og trakt                        

  • Hvordan velger du system og leverandør

  • Design - forsiden og valg av designer               

  • Kontrakt - kravspesfikasjon og forsinkelser  

  • Underveis i prosjektet - styring, redirects og testing         

  • Lansering - og veien videre       

2) Planleggingsverktøy (Excel)

     - Mal for hovedplan  

     - Liste for publiseringssystemer i Norge og 

       utviklingsselskapene som tilbyr dem

     - Plan for nye rutiner

     - Mal for tidsplan 

     - Plan/sjekkliste for å overfør innhold og teste

3) Mal for kravspesifikasjon og budsjett

     - Hva skal med og ikke

     - Kravspesfikasjon-mal

     - Budsjettering

     - Tilleggsavtaler

4) De ti utviklerbudene - en ønskeliste du kan gi til
    utviklingsselskapet dere velger om samarbeid og

    kommunikasjon .

Under følger innholdsfortegnelsen og de to første sidene av den skrevne guiden:

De to første sidene:
Nye nettsider

Det hele starter med en diskusjon om man faktisk trenger nye nettsider.  Generelt skal alle investeringer lønne seg, men det er ikke alltid mulig å lage et regnestykke. Dette er de viktigste årsakene:

  • Forretningsdrevet innovasjon: Organisasjonen trenger å satse tyngre digitalt og ser at dagens nettside har har for store mangler til å endres.

  • Den gamle nettsiden fungerer ikke på mobil eller har et utdatert design som ikke er lett å justere

  • Endringer i organisasjonen - man skal slå sammen enheter og dermed slå sammen flere nettsider 

  • Man trenger sider på flere språk og får ikke det til dagens løsning 

  • Løsningen man har i dag er utdatert eller det er blitt mangel på konsulenter/utviklere som kan hjelpe dere.

  • Man er misfornøyd med hva dagens leverandør klarer å levere og fordi løsningen man benytter er laget av denne leverandøren må man bytte begge
     

Gjør beslutningen skriftlig

Det dere nå bør skape kan kalles beslutningsnotat eller fks. strategisk plan dersom man kobler den til andre strategier. Det er viktig å få gjort et vedtak - kort eller langt - på hvorfor man lager nye nettsider, det vil si svar på spørsmålene over. Lag og vedta et beslutningsnotat for å sikre at ledergruppe/organisasjon er enige om målene, rammene og arbeidet med å skape, bruke, vedlikeholde og videreutvikle nettsidene. Dette kan være en serie punkter og bør svare helt overordnet på spørsmålene hvorfor, hvordan, hvem og hva som skal gjøres for å bruke nettstedet når man er ferdige. 

Eksempel på punkt: Markedssavdelingen skal bruke de nye nettsidene til å øke rekruttering av nye kunder og redusere frafallet av eksisterende. Det skal skje gjennom X og Y aktiviteter. Markedsavdelingen er ansvarlig for ...

 

Lag også et tydelig punkt om hvor langt prosjektet strekker seg og hva man er sikre på eller vurderer i videre faser. Med en slik nedskrevet plan sikrer dere om det som er utviklet blir brukt. Så kan det være at ikke alt blir virkelighet. Slik er det, men da har man en overordnet, skriftlig plan å gå tilbake til og både forklare og revidere når endringene kommer

Ikke alt på en gang

Utfordringen med nettsider og andre IT-prosjekter er at de ofte er kjeder av delsystemer og ulike arbeidsprosesser. Å koble sammen slike delsystemer koster tid, innsats og penger. Derfor, når man ser at man skal bytte nettsidene, er det fristende å si “da bytter vi også nyhetsbrev-systemet og medlem-kundesystemet.” ​

Da øker faren for at en organisasjoner gaper over for mye, og totalprosjektet blir en spagettiklump av behov og avhengigheter som påvirker hverandre. Dette fører ofte til at man gir opp - gjerne etter å ha brukt en del penger.

Løsningen er å dele opp prosjektet og gjennomføre et bytte av gangen. Det blir kanskje litt dyrere, men mye tryggere. Lag nettsidene først, sikre at de fungerer godt med andre, eksisterende systemer. Ta så neste prosjekt, fks nytt CRM-system og koble det til de nye nettsidene. Ja, det blir dyrere og tar mer tid, men en slik trinnvis prosess skaper kontroll og blir en av av bitene i kjeden forsinket, stopper ikke det lanseringen av alt det andre.

I tillegg får man sikret en suksess og det kan være at delprosjekter ikke var så viktige eller trenger å se vesentlig anderledes ut etter man har lansert første trinn.

 

Deler man opp i faser og ikke skal lansere alt på en gang, må man dog avklare hvordan skal man leve etter første lansering. Før neste bit kommer på plass: Får organisasjonen gjort det den skal? Hvor mye merarbeide blir det? Vil det mangle noen kritiske data?


Den enkleste planen er å si at alt gammelt innhold skal med til nye nettsider. Forsøk i stedet å være modig og kutt, det forenkler og reduserer risiko. Det er to måter å kutte på: 

Kutt i tid: Hva må være på plass til å begynne med og hva kan vi se an eller ta i en fase to? 

Kutte vekk: Vær sikker på hva som må være med og hva som gir dere verdi. Kanskje det er ting som er kjekt å ha for noen målgrupper, men ikke er kritisk for dere.

Nettprosess.no    ©2020    einar@nettprosess.no