Prosjektstyringsmodell

​

Utfordringen med nettsider og andre IT-prosjekter er at de ofte er kjeder av delsystemer og ulike arbeidsprosesser. Å koble sammen slike delsystemer koster tid, innsats og penger. Derfor, når man ser at man skal bytte nettsidene, er det fristende å si “da bytter vi også nyhetsbrev-systemet og medlem-kundesystemet.”

​

Da øker faren for at en organisasjoner gaper over for mye, og totalprosjektet blir en spagettiklump av behov og avhengigheter som påvirker hverandre. Dette fører ofte til at man gir opp - gjerne etter å ha brukt en del penger.
​
Løsningen er å dele opp prosjektet og gjennomføre et bytte av gangen. Det blir kanskje litt dyrere, men mye tryggere. Lag nettsidene først, sikre at de fungerer godt med andre, eksisterende systemer. Ta så neste prosjekt, fks nytt CRM-system og koble det til de nye nettsidene. Ja, det blir dyrere og tar mer tid, men en slik trinnvis prosess skaper kontroll og blir en av av bitene i kjeden forsinket, stopper ikke det lanseringen av alt det andre.

​

I tillegg får man sikret en suksess og det kan være at delprosjekter ikke var så viktige eller trenger å se vesentlig anderledes ut etter man har lansert første trinn.

​

Deler man opp i faser og ikke skal lansere alt på en gang, må man dog avklare hvordan skal man leve etter første lansering. Før neste bit kommer på plass: Får organisasjonen gjort det den skal? Hvor mye merarbeide blir det? Vil det mangle noen kritiske data?

​

​Kutt

Den enkleste planen er å si at alt gammelt innhold skal med til nye nettsider. Forsøk i stedet å være modig og kutt, det forenkler og reduserer risiko. Det er to måter å kutte på: 

Kutt i tid: Hva må være på plass til å begynne med og hva kan vi se an eller ta i en fase to? 

Kutte vekk: Vær sikker på hva som må være med og hva som gir dere verdi. Kanskje det er ting som er kjekt å ha for noen målgrupper, men ikke er kritisk for dere.

​

Nok projektstyring

​

Det er ikke slik at jo mer avansert prosjektstyring, jo større sjanse for et vellykket prosjekt. Rådene som kommer her fokuserer på praktisk styring i små og mellomstore prosjekter med typisk budsjettrammer mellom 100.000 og 1-2 million kroner. Dette er de vanlige IT-prosjektene som tusenvis av norske organisajoner skal gjennomføre med en ansatt eller mellomleder som prosjektleder i stedet for en mer erfaren prosjektleder fra en IT-avdeling.

​

Enkle og gjennomførbare kontrolltiltak

Det er ikke alltid slik at man klarer å se kompleksiteten og dermed behovene for kontroll fra starten av. Det kan være at dere kan starte ganske enkelt og legge på mer kontrolltiltak etterhvert eller kan slippe opp hvis prosjektet triller greit.

​

Prosjektstyringsverktøy - få utvikler(ne) til å splitte opp prosjektet i biter og komponenter som tar maks en 1-3 dager å skape. Da kan dere følge med på fremdriften. Les mer under Kap. 7/3.

​

Prosjektstyringsrutine dersom dere trenger tettere kontroll:
Avhold korte, daglige avsjekksmøter på video. Få svar på tre spørsmål fra utviklerselskapet:
- Hva ble gjort i går?
- Hva skal gjøres i dag?
- Er det noe som står i veien for å gjøre dette i dag?

​

Det kan være nyttig å nedfelle skriftlig hva dere ikke skal gjøre. For ulike grupper og parter sitter nesten alltid med et litt feilaktig, egendannet bilde av hva man tror skal bli med og hvordan nye nettsider skal fungere. Derfor er det smart å eksplisitt skrive ned hvilke systemer, prosesser og innhold som ikke blir med. Del denne listen tungt og hardt før oppstart og sørg for at alle har forstått

​